一、總則
1.填寫購物申請表，報主管部門經(jīng)理審批，再報總物業(yè)經(jīng)理審批。
2.物品購回后，經(jīng)手人必須持有國家認可的發(fā)票，并在發(fā)票背后簽字，再找驗收人按發(fā)票上所列物品的品名、規(guī)格、數(shù)量等有關(guān)內(nèi)容進行驗收，驗收妥當后在發(fā)票背后簽上驗收證明人的名字。（如屬物料用品，固定資產(chǎn)類的，驗收后要開入庫單（一式三份），并要注明固定資產(chǎn)是屬哪個部門使用的，存放在何處），再填制有關(guān)報銷單，按報銷程序進行報賬。
3.如屬港幣支出，可按當時匯率折算人民幣給報銷人。
4.所有的報銷單據(jù)必須由報銷人填寫，由部門負責人及總物業(yè)經(jīng)理簽名方可認可。
5.出納員只能將報銷費用交予報銷人，不可轉(zhuǎn)收，支付后立即在報銷單上注明“已付”字樣。

二、預借費用
1.預借應酬費應填寫“應酬費預借單”，由各部負責人簽名后，報交財務部經(jīng)理審核備案后交總物業(yè)經(jīng)理簽批，并憑此單到財務部預借現(xiàn)金或支票。
2.采購方面在采購前需要預支費用時，應填寫“購物申請表及借款單”，由部門負責人批準后報物業(yè)總經(jīng)理簽字批準，憑“購物申請單及借款單”到財務部辦理有關(guān)手續(xù)。
3.如公司派人員出差需預借現(xiàn)金，則由員工填寫借款單上交部門負責人及總物業(yè)經(jīng)理審批預借，出差回來后五天內(nèi)應到財務部辦理有關(guān)手續(xù)，過期不辦者，財務部有權(quán)在其本人工資中扣回預借金額。
4.出納員應對所有的借款單進行詳細記錄及注銷手續(xù)。

三、采購（指大單采購）
1.由申請人填寫“購物申請單”并附樣品或物品型號、類別說明，上報部門負責人審批。
2.交至人事行政部，由人事行政部安排采購人員多方取得報價。相比較后確定合適的價格再由物業(yè)總經(jīng)理簽名確認，采購貨物金額在人民幣5000元以上的應取得兩個或兩個以上的報價，采購人員應了解現(xiàn)有物品情況，做到不盲目進貨。

四、收貨及領(lǐng)貨
1.進貨單據(jù)齊全
(1)收貨人員按發(fā)票上所列物品的品名、規(guī)格、數(shù)量等有關(guān)內(nèi)容進行驗收并簽名，收貨人員必須注意進貨質(zhì)量。
(2)貨品經(jīng)驗收后需經(jīng)手人和驗收人在發(fā)票后簽名，并由財務人員對貨品作詳細記錄及安排有關(guān)人員進行保管。
2.各部門員工應本著節(jié)約成本的原則按照實際需要領(lǐng)取所用物品。
(1)先填寫申請單，交上級主管批核。
(2)再交本部門經(jīng)理簽批，方可領(lǐng)取，財務人員應對申領(lǐng)單進行保存登記以便保證貨品的充足。

五、現(xiàn)金使用說明
為健全財務制度，堵塞漏洞，凡發(fā)生額在人民幣500元以下的零星支出，可用現(xiàn)金支付外，其余一律用支票支付。

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